Örgütsel Değişimin Başarısında Temel Faktörler
Değişim günlük yaşamın ayrılmaz bir parçasıdır. Her şey bir önceki günden farklıdır, bir önceki güne göre değişmiştir. Örgütler de bu kuralın dışında değildirler. Dolayısıyla birçok örgüt yaşamlarının belirli bir döneminde değişime zorlanmakta ve değişimin güçlükleri ile karşılaşmaktadır (Liu ve Perrewe, 2005:263-280). Ancak örgütsel değişim örgütlerin verimliliği, etkinliği, yaşaması, büyümesi için zorunlu ve kaçınılmazdır (Clement, 1994:30).

Örgütsel değişimi başarılı ve etkin bir biçimde gerçekleştirebilmek için bir takım ön hazırlıkların yapılması gereklidir (Hussey, 1998:38-40). Bunlar:

-Değişimi Analiz Etme: Öncelikle sorun doğru belirlenmelidir. Bunun için gerçekleştirilmesi düşünülen değişimin örgüt üzerindeki etkisinin önceden analiz edilmesi gereklidir. Gerçekleştirilecek değişimin çalışanların tamamını etkileyip etkilemeyeceğini ya da etkilenme düzeyini ve şiddetini tahmin edebilmek değişimin başarısına büyük katkılar sağlayabilir.


-Vizyon Belirleme: Gerçekleştirilecek değişim sonucunda örgütün ulaşacağı vizyon belirlenmeli ve tüm örgüte yayılmalıdır. Böylece değişim programını başarı ile uygulamak için sağlam bir zemin oluşturulmuş olur.

-Değişimi Gerçekleştirecek Lideri Belirlemek: Değişimi gerçekleştirecek liderin sahip olduğu liderlik özellikleri örgütsel değişimin başarısı açısından en başta gelen  zorunluluktur.   Öncelikle   değişim   liderinin,   değişimi,   değişim   sonucunda çalışanların mümkün olduğunca motivasyonlarının artacağı bir şekilde tasarlayabileceği doğru bir bakış açısına sahip olmaları gereklidir.
-Örgütte Nelerin Değişeceğini Belirlemek: Örgütte yapılabilecek değişimler üç biçimde olabilir. Bunlar; örgütsel yapıda, örgüt kültüründe ve örgütün insan kaynağında meydana gelen değişimlerdir. Bu üç süreçle ilgili olarak yapılması düşünülen değişimin birbirleriyle ilişkisinin, derecesinin, etkisinin ve ölçüsünün ortaya konması gereklidir.

- En Uygun Yönetim Tarzını Belirlemek: Katılımcı yönetim anlayışının değişimi gerçekleştirmede en uygun tarz olduğu söylenebilir. Örgütsel değişimde başarı faktörlerinden birisi de çalışanların kararlara katılımının sağlanması doğrultusunda desteklenmeleridir.

-Etkin Bir İletişim Düzeni Oluşturmak: İletişimin değişim uygulamalarındaki rolü büyüktür. Etkili bir iletişim yoluyla çalışanlar gerçekleştirilecek değişimin gerekçeleri hakkında yeterli düzeyde bilgilendirilmelidir.

-Planlama: Örgütlerdeki değişimler kendiliğinden oluşan değişimler değil, aksine amaçlanan ve bu amaçlar doğrultusunda yöneltilen değişimlerdir. Değişimin başarıyla gerçekleştirilebilmesi için değişim planı, örgütün değişim gereksinimini, değişim sürecini ve çalışanların birey ve grup olarak sorumluluklarını açık ve net bir biçimde yansıtmalıdır.

Değişim oldukça zor gerçekleştirilen bir süreçtir. Çünkü insanlar doğası gereği her zaman mevcut durumu sürdürmeyi arzu etmektedirler. Bu da örgütsel değişimin başarısızlıkla sonuçlanmasına yol açabilmektedir. Günümüzde ise örgütlerin değişime uyum sağlamaları, örgütler için stratejik bir rekabet avantajı haline gelmiştir. Ancak değişimi gerçekleştirmek kolay değildir. Dolayısıyla başarılı bir değişim uygulaması için bazı temel faktörlerin göz önüne alınması gerekmektedir. Değişimin başarısındaki bu temel faktörler şu şekilde özetlenebilir (Mariotti, 2004):

-Örgütsel değişimin başarısını sağlayacak, örgütteki tüm potansiyeli ortaya çıkarabilecek, vizyon, misyon, strateji ve yürütsel planlar hazırlanmalıdır. Bu aşamada tüm çalışanların planlama sürecine katılımı ve tüm detaylarla ilgili bilgi alış-verişi sağlanmalıdır.
-Belirgin amaç ve hedeflerle ilgili beklentiler serisi oluşturulmalıdır. Bu amaç ve hedefler gerçekçi ve ulaşılabilir nitelikte olmalıdır.

-Örgütte bir güven ortamı oluşturulmalıdır. Tüm değişim sürecinden çalışanlar haberdar olmalı, değişimle ilgili elde edilen sonuçlar, alınan kararlar zaman zaman tüm çalışanlara duyurulmalı ve çalışanların bu sürecin bir parçası olduklarını hissetmeleri sağlanmalıdır.

-Bireylerin örgütün bir parçası olarak yüklendikleri görev ve sorumluluklar kesin bir biçimde tanımlanmalıdır. Çalışanların yapması gereken işlerin neler olduğu ve yöneticilerin onlardan neler bekledikleri belirlenmelidir. Bu görevler ve sorumluluklar yazılı olarak oluşturulmalı ve gerek duyuldukça da yeniden düzenlenmelidir.

-Değişimle ilgili olarak belirlenen hedeflere ne ölçüde ulaşıldığını saptayabilmek için, ölçülebilir standartlar, değerler oluşturulmalı ve bunlar çalışanlara bildirilmelidir. Böylelikle değişim sürecinde çalışanlar hedefler doğrultusunda ne oranda başarılı olduklarını bireysel olarak ölçebilmelidirler. Bu değerler gerek duyuldukça gözden geçirilmeli ve değiştirilmelidir. Bu yapı içerisinde, bireylerin değişime olan katkıları ölçülebildiği gibi, ana değişim planı doğrultusunda nelerin başarıldığı da değerlendirilebilmektedir.

-Sık sık ve düzenli bir biçimde, değişim sürecinde bireylere, dışsal faktörlerde meydana gelen değişimler ve bu doğrultuda planlananın dışında olan gelişmeler de bildirilmelidir. Planlananın dışında, meydana gelen gelişmelerde, çalışanlara çözüm bulma doğrultusunda, fikirleriyle katılma şansı tanınmalıdır. Katılımcı sorun çözme teknikleri kullanılmalı ve planlardan sapmalara çözümler aranmalıdır.

-Dışsal faktörlerdeki değişimlere uygun olarak, çalışanların da düzenli olarak kendisini yenilemesine, geliştirmesine olanak tanınmalıdır. Değişen bu faktörler konusunda çalışanlara bilgi akışı ve paylaşımı organize edilmelidir.

-Başarı tanınmalı ve ödüllendirilmeli, aynı zamanda hatalar da belirlenerek, eleştirilmelidir. Çalışanların başarıya olan katkıları kayıtlara alınmalı ve diğer tarafta da başarısızlığa temel teşkil eden unsurlar da tanımlanmalı ve düzeltilmelidir. Çalışanların değişim yolundaki çabaları teşvik edilmelidir.
Eleştiriler elde edilen sonuçlar ve yöntemler hakkında olmalı, çalışanlara yönelmemelidir. Eğer çalışanların bir kısmı gerekli düzeyde performansa sahip değil ya da bunun bilincinde değilse, o zaman düzelmeleri için örgüt tarafından yardım edilmeli veya örgütteki görevi değiştirilmelidir.
-Başarılı ve beklenen davranışların çalışanlar tarafından sergilenmesi durumunda, gerek manevi gerekse maddi olarak ödüllendirilmelidir. Etkin bir ödüllendirme sistemiyle çalışanlar başarı doğrultusunda yönlendirilmelidir.

-Sonuç olarak, elde edilen başarı tüm örgütte bilinmeli, kutlanmalı ve örgütsel çabalardan elde edilen değerlerin paylaşıldığı bir örgüt yapısı oluşturulmalıdır.

Yukarıda sayılanlarda başarılı değişim için beş ortak özellik vardır. Yüksek düzeyde enerji gerektirirler, vizyonu gerçekleştirmeye yöneliktirler, bütünsel sistem yaklaşımını temel alırlar, geniş kapsamlı bir uygulama süreci içinde yer alırlar ve dönüştürücü bir lider gerektirirler.

Dönüştürücü liderlik; başarılı bir değişimin gerçekleştirilebilmesi için, liderin, süreci başlatacak ve sürdürecek enerjiyi yaratması, geleceğe ilişkin vizyon geliştirmesi, örgütü vizyon geliştirme hedefine göre yeniden düzenlemesi ve örgüt içinde bulunduğu durumdan geleceğe, hızlı fakat güvenli bir biçimde taşımak için ayrıntılı bir değişim sürecini oluşturması gerekir. Eğer değişim sürecinde bu liderlik becerilerinden biri ya da daha fazlası eksik kalırsa, girişim başarısızlıkla sonuçlanacaktır.